ビジネスチャット「Chatwork」（https://go.chatwork.com/ja/）やオンラインアシスタントサービス　「Chatwork アシスタント」（https://dx-center.chatwork.com/assistant/）等を提供するChatwork株式会社（本社：東京都港区、代表取締役CEO：山本 正喜、以下、Chatwork）は、奈良県の老舗旅館「飛鳥荘」を運営する飛鳥荘株式会社（本社：奈良県奈良市、代表取締役社長：伊藤隆司、以下、飛鳥荘）がビジネスチャット「Chatwork」を導入し、活用を開始したことをお知らせします。

■ 導入背景・課題
飛鳥荘は奈良県で創業85年を迎える老舗旅館です。2020年以降コロナ禍によって団体客が減少し、大きな収入源の一部が完全に回復しない中で、業務効率化やサービス品質向上とそれに伴う経営改善が課題となっていました。

同じ旅館業界での「Chatwork」が活用されている例を知り、社内連絡の効率化やそれに伴う接客品質の向上が見込めそうなこと、シンプルなUIでITツールが苦手な従業員も簡単に使いこなしができそうな見立てがたったことから、導入を決定しました。

■ 利用方法とその効果
飛鳥荘では従来、従業員同士の連絡手段としてメールや電話をメインに活用していましたが、接客中に確認・返信をするには操作感が合わず、やりとりのスピードが低下していました。また、電話は受け手が受電時間をコントロールできないため、本来の仕事を後回しにするなどの状況が起こりがちでした。

そこで社内の基本の連絡ツールを「Chatwork」に統一することで、空いた時間や隙間時間を使ってスマートフォンで確認でき、返信やリアクションも簡単に行うことができるようになりました。
仕事の依頼には「タスク管理機能」を利用し仕事の見える化を実現。依頼先は仕事が終わると「完了ボタンを押下すること」を社内ルールとすることで、対応漏れを防ぐことができるようになりました。

また、旅館業で働く従業員はシフト制で働く従業員が多く、自身の勤務時間外にチャット連絡が飛び交うことが想定されます。従業員がプライベートの時間にも仕事の連絡に追われるという状況を回避する必要があり、チャットツールを導入する際の懸念点になっていました。
「Chatwork」では、スマートフォン用の「プッシュ通知機能」設定を変更することで、任意の曜日・時間の通知をOFFにすることができます。

そこで飛鳥荘では、「勤務時間外は返信不要」という利用ルールとともに、この「プッシュ通知機能」の設定を推奨する運用方針を作ることで、"いつでもどこでも連絡ができる"というチャットの利点を活かしながら、従業員の働き方にも配慮した形で運用することができるようになりました。

■ 今後の展望
現在、飛鳥荘では、若手従業員の離職防止・活躍推進施策を行なっています。仕事や会社に対するアンケートを実施し仕事や職場での困り事を吸い上げ、それに対してチャットで双方向のコミュニケーションを行うことで、サポートや改善を行っています。

また、会社への提言・売上に対する考察などをアウトプットする場（グループチャット）を設けることで、経営者目線を養いながら働くことへの意味づけや意欲向上を推進しています。
経営層が世代間のギャップや価値観の違いを理解したり、新世代の視点を取り入れるツールとしても活用されており、今後はこのような若手へのサポート活動が経営層だけでなく、他社員も積極的に関与していける組織作りを目指しています。

■ エンドースメント
飛鳥荘株式会社　取締役専務　伊藤 啓太郎さん
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組織運営において、活発にコミュニケーションを取る事は、リーダーシップや組織力が向上する一つの方法だと考えています。「Chatwork」で業務効率化が実現することはもちろんですが、ボトムアップの組織作りにも寄与するツールであり、活発なやり取りが行われることは組織の健全性を評価する一つの指標にもなりえると考えています。現在、当社の「Chatwork」利用状況はテキストでの情報共有がメインですが、今後は表やグラフ、アンケート結果等の共有をしたり、他のクラウドツールを繋げたりすることで、従業員への情報共有を量質ともに向上していければと思っています。また、社外の方との連絡手段としても、積極的に活用していくことでコミュニケーションツールの統一を実現できればと考えています。